POLITIQUES SUR LA CONFIDENTIALITE ET LE PARTAGE D’INFORMATION

  1. INTRODUCTION

De même que l’IPPF, ABEF-ND accorde autant de valeur que d’importance à la confidentialité et respecte celle de ses volontaires, administrateurs, membres du personnel, bénéficiaires, requérants et organisations partenaires. Elle reconnaît aussi qu’elle doit veiller à protéger et traiter avec soin les informations personnelles identifiables et les informations professionnelles confidentielles qu’elle recueille, crée, traite et divulgue. Elle saisit également l’importance qu’il y a à partager l’information lorsque cela est nécessaire ou approprié pour accomplir ses obligations en matière de protection.

La présente politique vise à définir les principes et valeurs fondamentaux applicables à toutes les composantes de l’ABEF-ND (Staff, volontaires, membres du Conseil de gouvernance, Comité d’audit, ainsi qu’aux partenaires). Ces principes et valeurs fondamentaux doivent être mis en œuvre dans le cadre des politiques et procédures locales applicables.

  1. BUT ET OBJECTIFS

BUT : La présente politique vise à définir les principes et valeurs fondamentaux applicables à toutes les composantes de l’ABEF-ND (volontaires, staff, bénéficiaires et organisations partenaires). Ces principes et valeurs fondamentaux doivent être mis en œuvre dans le cadre des politiques et procédures régionales et locales applicables.

OBJET : La présente politique a pour objet de guider l’ABEF-ND sur la protection de l’information à caractère confidentiel et sur les responsabilités concernant le partage de ce type d’information.

  • PRINCIPES ET NORMES 

 ABEF-ND :

  1. Considère la confidentialité comme un principe important pour garantir la confiance, une culture ouverte à la question du signalement et le fait de se sentir confiant lors du signalement d’une irrégularité ou lors du rapportage d’un incident.
  2. Reconnaît que les accords de non-divulgation n’empêchent pas les individus de divulguer des informations dans l’intérêt général.
  3. Reconnaît que la confidentialité n’est pas absolue et que le fait de partager une information pertinente à un moment approprié est vital à la bonne pratique en matière de protection. Elle s’engage à faire preuve d’ouverture et d’honnêteté dès le départ quant au pourquoi, quoi, comment, et avec qui l’information sera ou pourrait être partagée.
  4. Recherchera le consentement de l’auteur de l’information pour la partager sauf si cela est dangereux ou inapproprié. Elle peut néanmoins partager l’information sans consentement préalable en l’existence d’une obligation légale de divulgation, quand il est jugé nécessaire d’éviter tout préjudice grave ou que cela est considéré dans l’intérêt général. Cela dépendra des faits propres à la situation. Dans la mesure du possible, la personne concernée sera informée qu’il y a eu divulgation.
  5. S’engage à veiller à ce que toute information personnelle communiquée :
  • Serve l’objectif visé par sa divulgation ;
  • Ne soit partagée qu’avec les personnes qui en ont droit ;
  • Soit exacte et à jour ;
  • Soit partagée dans des délais raisonnables ;
  • De façon sûre et sans mettre en danger la personne concernée.
  1. S’engage à prendre des mesures de sécurité appropriées pour éviter que des personnes non autorisées aient accès à ses systèmes informatiques et autres informations.
  2. La confidentialité est une obligation contractuelle stipulée dans les contrats et le Code de conduite de l’ABEF-ND. Toute violation de la confidentialité, qu’elle soit directe ou indirecte, est une faute disciplinaire susceptible d’entraîner un licenciement et/ou des poursuites judiciaires. L’obligation de préserver la confidentialité de l’information de l’ABEF-ND s’étend et se poursuit au-delà du terme de l’emploi ou de l’engagement avec l’ABEF-ND.
  3. Le lancement d’alerte n’est pas considéré comme une violation de la confidentialité. L’approche qu’a l’ABEF-ND du lancement d’alerte inclut la protection des employés qui signalent une irrégularité ou un grief concernant les pratiques de l’ABEF-ND. Les auteurs d’un signalement sont assurés que leurs données personnelles resteront confidentielles et qu’ils seront protégés des représailles.
  4. Accorde beaucoup de valeur et d’importance à la confidentialité et respecte celle de ses volontaires, staffs et partenaires.
  5. Veille à la confidentialité et à la protection de l’anonymat lors du traitement des informations personnelles et professionnelles qu’elle recueille.
  6. S’engage à partager l’information lorsque cela est nécessaire ou approprié pour accomplir ses obligations en matière de protection. Cependant elle s’assure à garantir la protection et la sécurité de l’informateur.

 

  1. DE LA MISE EN ŒUVRE

 

Il incombe aux instances de gouvernance et à la direction exécutive de veiller à ce que des politiques respectant les normes minimales susmentionnées soient mises en place, mises en œuvre, surveillées et revues.

Les instances de l’ABEF-ND à différents niveaux (National, Provincial et local) doivent veiller à la mise en œuvre de cette politique.

 

DES CONDITIONS DE PARTAGE DE L’INFORMATION

 

Il peut arriver que la Direction Exécutive de l’ABEF-ND ou le Comité Exécutif National soit dans l’obligation légale de divulguer une information à l’extérieur de l’ABEF-ND :

Face à la mise en danger de la vie d’un tiers ou bien pour éviter un incident, tout d’abus sur enfant et adulte vulnérables doit être obligatoirement notifié aux autorités compétentes. Les personnes qui craignent la divulgation de certaines informations pourront en parler avec leur supérieur hiérarchique et/ou un conseiller en matière de protection.

 

Le staff et volontaires sont tenus à rapporter les cas d’abus sur les enfants ou adulte vulnérable conformément à la procédure de rapport d’incident mise en place par l’ABEF-ND et selon les lois en vigueur en RDC.

 

DU PARTAGE D’INFORMATIONS AVEC LES DONATEURS ET ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION

 

ABEF-ND peut avoir l’obligation contractuelle de partager certaines informations avec les donateurs et organismes de réglementation conformément aux statuts et règlement intérieur de l’association.

 

DU PARTAGE D’INFORMATIONS

 

En général, les informations personnelles et les détails d’une enquête resteront confidentiels pour respecter la vie privée des personnes concernées et promouvoir une culture ouverte à la prise de parole et au signalement des problèmes.

 

L’ABEF-ND divulguera tout acte de harcèlement sexuel, d’abus sur enfant ou adulte vulnérable dans les demandes de référence (pour staff et volontaire) et fera un rapport aux autorités conformément à ses obligations.  Ceci même au cas où le concerné (abuseur) quitte l’association avant la clôture des investigations.

 

La question de savoir si l’intérêt général prévaut sera tranchée pour chaque situation, à partir des faits. Les facteurs clefs dans la décision seront la nécessité et la proportionnalité, c’est-à-dire si oui ou non la divulgation proposée peut réellement contribuer à prévenir le risque et, si oui ou non l’intérêt général qu’il y a à divulguer l’information est plus grand que celui qu’il y a à préserver la confidentialité. Dans la prise de décision, l’ABEF-ND pèsera ce qui peut se produire si l’information est divulguée contre ce qui peut se produire dans le cas contraire. La décision sera prise par le cadre le plus haut placé dans l’organisation avec un conseil juridique.

 

L’ABEF-ND reconnaît que les accords de non-divulgation n’empêchent pas les individus de divulguer des informations dans l’intérêt général.

 

ABEF-ND doit respecter la législation congolaise sur la confidentialité concernant les dossiers de santé confidentiels et les conditions de partage de l’information qu’ils contiennent.

  1. ANNEXES

 Mesures spécifiques à prendre pour garantir la confidentialité

  • La mention “Confidentiel” devra être apposée sur le devant de tous les documents confidentiels avant transmission desdits documents aux personnes pour lesquelles ils ont été préparés.
  • Il sera rappelé à toute personne qui réceptionne un document confidentiel son devoir de garder ledit document confidentiel. UN intitule pourra être utile.
  • Tout email à caractère confidentiel au sein de l’association devra être envoyé avec l’en-tête « Confidentiel » accompagné d’une demande expresse à son destinataire de garder son contenu confidentiel à moins d’être spécifiquement autorisé à agir autrement.
  • Toutes données confidentielles contenant des informations personnelles seront protégées par un mot de passe.
  • L’accès aux pièces et bureaux où sont conservées des informations personnelles identifiables ou à caractère confidentiel doit être surveillé et la porte desdites pièces et bureaux fermée à clef.
  • Des mesures devraient être en place pour éviter que des personnes non autorisées voient par inadvertance des informations personnelles identifiables dans les espaces de travail partagés.
  • A la fin de chaque journée, tous les bureaux devront être débarrassés des dossiers contenant des informations personnelles identifiables ou à caractère confidentielle.
  • Tout dossier contenant des informations personnelles identifiables ou à caractère confidentielle doit être conservé dans un espace fermé à clef.
  • Toute feuille imprimée à jeter contenant des informations personnelles identifiables ou à caractère confidentielle devra être passée à la déchiqueteuse de papier.
  • Faire attention lors du transfert d’informations et veiller à ce que la méthode de transfert soit sécurisée. Dans la plupart des cas, un accord sur le partage d’informations aura été complété avant tout transfert d’information, qui précisera les conditions d’utilisation et identifiera le mode de transfert.

DÉFINITIONS

  1. La confidentialité, c’est la protection de l’information contre une divulgation non autorisée. Une information à caractère confidentiel, c’est :
  • Une information personnelle, à caractère privé ou sensible ;
  • Une information qui n’est pas encore légalement passée dans le domaine public ou mise à disposition par une autre source publique ;
  • Une information donnée dans un contexte dans lequel son auteur pourrait raisonnablement s’attendre à ce qu’elle ne soit pas partagée avec d’autres.

 

Pour l’ABEF-ND, cela signifie spécifiquement :

  • Les informations professionnelles internes et les informations à caractère exclusif généralement ignorées en dehors de l’ABEF-ND,
  • Les informations personnelles sur les volontaires, administrateurs, membres du personnel, bénéficiaires et requérants.
  1. L’intérêt général est une circonstance exceptionnelle qui justifie le non-respect du droit d’un individu à la confidentialité afin de servir un intérêt sociétal plus large. Les décisions sur l’intérêt général sont complexes et doivent prendre en compte à la fois le préjudice éventuel que la divulgation peut entraîner et l’intérêt pour la société de continuer à dispenser des services confidentiels.